Quatre cents personnes, cinq chantiers
Derrière un congrès de cette taille, cinq chantiers avancent en même temps : l'hébergement, les transferts, la salle, la technique et l'accueil. Chacun a son calendrier, ses prestataires et ses imprévus.
Le risque n'est pas qu'un poste échoue, c'est que les postes ne se parlent pas. Une liste de vols qui ne parvient pas au transporteur, un changement de salle que les hôtesses découvrent le matin même : c'est ainsi que se perdent les premières heures d'un congrès.
Pour son premier congrès, l'ANASER a confié l'ensemble à B2B Travel Tours, qui en a assuré l'organisation et la coordination logistique intégrales.
Le 1er Congrès de l'ANASER, mars 2024 : les officiels et la photo de groupe.
Le congrès commence à l'aéroport
Pour un participant venu d'une autre région ou de l'étranger, le premier contact avec l'événement n'est pas la plénière : c'est la sortie de l'aéroport. L'aéroport international Blaise-Diagne est à une cinquantaine de kilomètres de Dakar : un transfert mal calé suffit à ouvrir le séjour par une heure d'attente.
Le transfert se prépare à partir de la liste des arrivées et des départs : elle permet de regrouper les participants par vol et de prévoir l'accueil à la sortie. Pour l'ANASER, les transferts couvraient le trajet complet (aéroport – hôtel – aéroport), en plus de l'hébergement des participants.
La plénière : voir, entendre, reconnaître l'institution
Une salle plénière se juge depuis le dernier rang. Les écrans doivent être lisibles de partout, le son clair et la tribune visible. Au Congrès de l'ANASER, l'aménagement de la salle plénière et le dispositif technique (écrans et sonorisation) relevaient de l'agence.
Elle en assurait aussi l'habillage aux couleurs de l'institution. Pour un premier congrès, ce n'est pas un décor : c'est l'image que l'institution donne d'elle-même à ses partenaires.
L'accueil, ou la preuve qu'on est attendu
Le badge et le kit remis à l'arrivée disent au participant qu'il est attendu. Ils se préparent à partir de la liste définitive des inscrits et se remettent à un point d'accueil tenu par des hôtesses. Au Congrès de l'ANASER, l'accueil, les badges et les kits participants faisaient partie du même dispositif que les transferts et la salle.
À retenir
Sur un congrès de plusieurs centaines de participants, un seul interlocuteur pour l'hébergement, les transferts, la salle, la technique et l'accueil évite que les décisions se perdent entre les prestataires. C'est le choix qu'a fait l'ANASER pour son premier congrès.
Quatre questions avant de confier un congrès
- Qui tient la liste des arrivées et des départs, jusqu'à quelle date ?
- Qui vérifie la salle et la technique, combien de temps avant l'ouverture ?
- Qui prépare les badges, à partir de quelle liste ?
- Qui est l'interlocuteur unique pendant les trois jours ?
Le congrès en bref
B2B Travel Tours – Meetings & Events
Établie à Dakar, l'agence accompagne les entreprises et les institutions dans l'organisation de leurs séminaires, congrès et journées d'entreprise, à Dakar et sur la Petite Côte, pour des groupes de 50 à 400 participants.
Article sponsorisé, rédigé par la rédaction de Teral Travel à partir des informations fournies par B2B Travel Tours, qui en a validé les faits. Photos : B2B Travel Tours.